Procedura prima Fase "transitoria"
   

1. A cosa serve la nuova autenticazione/profilazione al portale Trentino Lavoro? La nostra azienda lo usa solo come mezzo di ricerca del personale?
   Questa nuova modalità di accesso ai servizi del portale Trentino Lavoro con identità digitale SPID/CPS/CIE è finalizzata ad aumentare il livello di sicurezza negli accessi agli account di tipo "azienda" sul portale e a permettere una gestione più efficace, flessibile e personalizzata delle utenze registrate per la stessa azienda.
      
2. Anche chi ha già SPID deve seguire la procedura?
   Anche chi è già in possesso di SPID dovrà svolgere la procedura prevista, in quanto l’amministratore account di nuova nomina avrà il compito di abilitare i collaboratori ad operare sull’account aziendale (o più account qualora siano presenti più account collegati alla medesima azienda). Una volta completata la procedura, l’amministratore e i collaboratori abilitati potranno operare sull’account aziendale autenticandosi tramite identità digitale.
      
3. C'è un termine entro quando è necessario scegliere un amministratore ed effettuare l'accesso tramite identità digitale (SPID/CIE/CNS)?
   La fase "transitoria" avviata a partire dal 29/11/2022 avrà una durata delimitata per consentire il tempo necessario a completare la transizione alle aziende registrate sul portale. Il consiglio è quello di procedere con l'operazione di nomina dell'amministratore il prima possibile.
      
4. Come si fa a sapere se la richiesta di abilitazione è stata accolta da parte di Agenzia del Lavoro?
   Una volta che la richiesta sarà stata presa in carico da Agenzia del Lavoro, verrà comunicato l’esito dell’abilitazione o dell’eventuale diniego all’indirizzo email del referente indicato al momento dell’inserimento dei dati dell’amministratore aziendale. Sarà inoltre sempre possibile verificare lo stato della richiesta nella sezione “Gestione dati amministratore” nel profilo dell’account azienda.
      
5. Il consulente che accede attualmente come persona fisica accreditata al portale è interessato da queste modifiche?
   Sì, l'account del soggetto abilitato a operare per conto dei datori di lavoro sul portale Trentino Lavoro è comunque un account di tipo azienda con una specifica tipologia di accreditamento al SARE. Anche per questi account occorre seguire la procedura prevista nella fase "transitoria".
      
6. Un professionista abilitato (ad es. associazione di categoria, consulente del lavoro, ecc.) può continuare ad operare come intermediario abilitato o deve registrare ogni singola azienda?
   I soggetti abilitati ad operare per conto dei datori di lavoro dovranno seguire la procedura prevista. In particolare:
   - Qualora si utilizzi un account del portale Trentino Lavoro accreditato al SARE con ruolo di “Soggetto abilitato ad operare per conto dei datori di lavoro” (a prescindere dalla tipologia di delegato), si dovrà nominare un amministratore dell’utenza con il quale si opera e associare eventuali collaboratori ad operare su il/i vostro/i account per conto delle aziende clienti;
   - Qualora si utilizzino diversi account del portale Trentino Lavoro, ognuno dei quali riferito alle aziende clienti/associati, ciascuna azienda dovrà nominare l’amministratore del proprio account. L’amministratore potrà essere lo stesso consulente o un dipendente dell’azienda.
   Nel primo caso il consulente potrà gestire l’utenza aziendale in qualità di amministratore, accedendo con la propria identità digitale, nel secondo l’azienda dovrà abilitare il consulente come operatore affinché questi possa continuare, sempre accedendo con la propria identità digitale, a fare le comunicazioni obbligatorie o altre pratiche per conto dell’azienda.
      
7. Per quanto riguarda la delega da parte del legale rappresentante, esiste un modulo prestabilito che è necessario caricare?
   Sì, il modulo di delega è presente e scaricabile sia dalla sezione "Gestione dati amministratore" all'interno del portale Trentino Lavoro, sia dalla pagina dedicata del sito di Agenzia del Lavoro.
      
8. Con quale formato è possibile caricare i documenti in fase di richiesta di abilitazione dell'amministratore?
   E' possibile caricare i file anche in formato .pdf, .jpg, .png, oppure .p7m.
      
9. Se l'amministratore coincide con il legale rappresentante, bisogna comunque inserire il modulo di delega o solo i documenti d'identità?
   Nel caso in cui l’amministratore aziendale e il rappresentante legale siano la stessa persona occorrerà comunque, nella sezione "Gestione dati amministratore" del portale, inserire il modulo di delega (che nel modulo predisposto da Agenzia del Lavoro riporta comunque questa casistica) e caricare due volte il documento di riconoscimento del legale rappresentante.
       
10. Se scade la carta d'identità dell'amministratore e del rappresentante legale bisogna ricaricare i nuovi documenti?
    No, i documenti caricati devono essere validi al momento della richiesta, se dovessero scadere in un secondo momento non occorrerà aggiornarli.
       
11. Se il legale rappresentante è pro tempore, può essere poi modificato?
    L'amministratore account può sempre modificare e aggiornare i dati del profilo dell'azienda tramite all'interno della sezione "Dati azienda" a sua disposizione.
        
12. Per gli enti pubblici, come si individua il legale rappresentante?
    Dipende dagli atti di organizzazione del singolo ente. In questi casi occorre verificare con chi si occupa degli affari istituzionali/affari generali all’interno dell’ente al fine di individuare chi è il soggetto che ha la rappresentanza legale.
        
13. L'abilitazione dei collaboratori della propria azienda può essere fatta anche non immediatamente, ma più avanti?
    La fase "transitoria" avviata dal 29/11/2022 avrà una durata delimitata per consentire il tempo necessario a completare la transizione alle aziende registrate sul portale. Il consiglio è quello di procedere con l'operazione di nomina dell'amministratore il prima possibile, mentre per l'abilitazione di eventuali collaboratori è possibile anche procedere in un secondo momento.
        
14. In caso di registrazione di una nuova azienda, come si procede a inserire l’amministratore aziendale?
    Nella fase "transitoria", per poter inserire i dati dell’amministratore aziendale, occorre accedere alla sezione “Profilo” dell’account dell'azienda e, tramite il menù “Azioni”, cliccare su “Gestione dati amministratore”. La procedura da effettuare è la medesima di quella delle aziende già registrate sul portale.
       
15. Le credenziali attualmente in uso saranno ancora attive nella fase "transitoria"?
    Sì, nella fase transitoria sarà ancora possibile l'accesso al portale tramite credenziali locali (username e password). Con l’avvio della seconda fase, invece, sarà possibile l’accesso esclusivo solo con identità digitale SPID/CPS/CIE.
       
16. Anche chi non ha dipendenti da abilitare deve svolgere la procedura?
    Anche chi è senza dipendenti dovrà svolgere la procedura prevista, poiché funzionale ad operare sull’account aziendale autenticandosi tramite identità digitale. Sul sito di Agenzia del Lavoro alla pagina dedicata sono spiegati tutti i passaggi da eseguire.
       
17. Per quanto attiene i soggetti abilitati ad agire per conto del datore di lavoro (Studi professionali e Associazioni di categoria), quando e come devono gestire la fase transitoria? 
    Clicca qui per approfondire le casistiche di gestione della fase transitoria della nuova profilatura per gli Studi professionali e per le Associazioni di categoria.

Amministratore delle utenze aziendali
   

1. Chi è l’amministratore aziendale?
   Nell’ambito della prima fase transitoria, ogni azienda/ente - inteso come soggetto con un unico codice fiscale - dovrà individuare un amministratore delle utenze aziendali, al fine di fornirgli l’abilitazione all’account aziendale. L’amministrazione delle utenze aziendali riveste un ruolo importante e strategico, in quanto potrà:
   - gestire e aggiornare le informazioni inerenti l’azienda/ente, a partire dal completamento dei dati dell’azienda e dei dati del rappresentante legale;
   - abilitare le utenze dei propri collaboratori/colleghi;
   - gestire le unità operative dell’azienda con medesimo codice fiscale;
   - aggiornare e gestire la documentazione relativa a nuovi collaboratori/dipendenti dell’organizzazione aggiunti.
   Sul sito di Agenzia del Lavoro alla pagina dedicata è disponibile una guida operativa per seguire la procedura di abilitazione dell'amministratore.
      
2. L'amministratore deve coincidere con il legale rappresentante dell'azienda, oppure può essere una qualsiasi figura dell'organizzazione?
   No, il ruolo di amministratore aziendale può essere ricoperto da qualsiasi figura, a condizione che venga nominato tramite l’apposito modulo dal legale rappresentante che è possibile scaricare direttamente dalla sezione “Gestione dati amministratore” nel profilo dell’account azienda o dalla pagina dedicata del sito dell'Agenzia.
      
3. Possono essere nominati più amministratori per una azienda che a loro volta possono gestire le deleghe?
   Attualmente nella fase "transitoria" può essere nominato un solo amministratore aziendale.
      
4. E' possibile nominare come amministratore delle utenze un dipendente della società capogruppo, in caso di aziende con più unità?
   Sì, l'amministratore potrà essere individuato da parte dell'azienda a prescindere dalla specifica unità in cui effettivamente opera.
      
5. Un amministratore può essere abilitato per più aziende?
   Si, un amministratore può essere nominato come tale da più aziende. Una volta fatto l'accesso tramite identità digitale selezionerà poi l'azienda per la quale intende agire come amministratore nella sezione "Accedi ad utenza aziendale", in cui visualizzerà tutte quelle per le quali è stato nominato per questo ruolo.
      
6. Come si richiede la sostituzione dell'amministratore nominato nella fase transitoria?
   L’azienda deve inviare una richiesta via email, a firma del rappresentante legale, in cui viene chiesto di modificare l’amministratore delle utenze. L’indirizzo a cui inviarla è il seguente: help-portale.adl@provincia.tn.it. La richiesta iniziale verrà posta in stato di “Respinta” e in questo modo l’azienda potrà effettuare una nuova richiesta. A seguito dell’approvazione del nuovo amministratore, non sarà necessario rifare le abilitazioni dei collaboratori, in quanto vengono mantenute quelle precedenti. Sarà però cura del nuovo amministratore verificare periodicamente i dati e le abilitazioni presenti sull’account.
      
7. L'amministratore può delegare sé stesso ad operare?
   L'amministratore è direttamente abilitato a operare sull'account da cui è stata svolta la richiesta di abilitazione come amministratore. Se l'azienda ha diversi account e l'amministratore vuole operare anche sugli altri, l'amministratore dovrà delegare sé stesso, dalla sezione "Utenti" del portale, come operatore anche per le altre utenze.
      
8. L'amministratore può vedere tutto quanto è stato inviato dai diversi utenti/collaboratori?
   L'amministratore può solo nominare i collaboratori e delegarli a operare su determinati account accedendo con la propria identità digitale. Potrà tuttavia abilitarsi alle varie utenze della propria azienda e accedere alle unità operative a cui sono associati i collaboratori visualizzando le informazioni/operazioni a esse connesse.
      
9. La richiesta di abilitazione dell’amministratore account azienda può essere fatta anche dal procuratore con potere di firma o obbligatoriamente dal legale rappresentante?
   Il procuratore con potere di firma può completare la procedura in sostituzione del legale rappresentante, però insieme al modello di nomina dell’amministratore account azienda deve essere allegata anche la procura.
      
10. Terminata la fase "transitoria", nel caso di variazione dell'amministratore dell'account (coincidente o meno con il legale rappresentante) chi e in che modo può variare i dati già presenti nell'account con i dati della persona individuata come nuovo amministratore? 
    Nella seconda fase di "nuova profilatura" sarà possibile modificare l'amministratore e sarà possibile nominarne volendo anche più di uno per la stessa azienda. Agenzia del Lavoro fornirà più avanti indicazioni puntuali su come dovrà essere svolta tale procedura.

Collaboratori
   

1. Gli operatori individuati dall'amministratore devono essere dipendenti dell'azienda o come l'amministratore posso anche essere esterni?
   I collaboratori abilitati a operare sono figure selezionate dall'amministratore sulla base delle decisioni organizzative dell'azienda. In ogni caso, l'amministratore aziendale potrà gestire le autorizzazioni in autonomia, concedendo o rimuovendo la delega a operare direttamente dal portale Trentino Lavoro.
      
2. I collaboratori per accedere devono usare la loro identità digitale personale?
   Sì, le nuove modalità di accesso prevedono l'utilizzo della propria identità digitale (SPID/CIE/CPS) per accedere ai servizi del portale Trentino Lavoro.
      
3. Ogni collaboratore deve essere associato ad una specifica unità operativa (account) oppure alla stessa unità operativa possono essere associati più utenti?
   Ad ogni unità operativa possono essere associati più collaboratori.
      
4. L'associazione dei collaboratori della propria organizzazione dovrà essere fatta per tutte le unità operative presenti?
   Dipende dalle esigenze organizzative dell'azienda. Se un collaboratore deve operare solo su alcune specifiche utenze (unità operative) sarà possibile abilitarlo solo su quelle che utilizza. Viceversa, se ha necessità di operare su tutte le utenze presenti, potrà essere abilitato su tutte.
      
5. Nel caso di necessità di rettifica di Comunicazione Obbligatoria già fatte da un collaboratore abilitato, gli altri collaboratori in caso di assenza del primo come possono operare?
   Ogni account può essere associato a più operatori dall'amministratore. In questi casi è sufficiente che ci siano altre persone delegate a operare per quello specifico account, che vi accederanno poi tramite la propria identità digitale.
      
6. I collaboratori potranno visualizzare solo i dati degli account a cui sono stati abilitati? L'amministratore può invece accedere a tutto?
   I collaboratori possono accedere solo alle informazioni presenti negli account a cui sono stati associati per l'accesso dall'amministratore. Anche questo può vedere in prima battuta solo le informazioni dell'account da cui è stato nominato amministratore, tuttavia può poi associare sé stesso le altre utenze della stessa azienda e accedervi.
     
7. L'amministratore può dare piena libertà di operare all'interno del portale a un collaboratore?
   Nella prima fase "transitoria" i collaboratori potranno operare su tutti i servizi a cui ha accesso l'azienda sul portale Trentino Lavoro. In una seconda fase l'amministratore potrà assegnare degli specifici ruoli che potranno assegnare agli operatori delle visibilità limitate a determinati servizi, secondo le necessità organizzative dell'azienda.

Gestione delle utenze
   

1. Come si fa a capire se si è un account "forte" (ovvero già accreditato al servizio SARE) o è un account "debole" (ovvero non accreditato al servizio SARE) ?
   Accedendo al proprio account di tipo azienda sul Portale Trentino Lavoro, nella sezione "Profilo" è possibile visualizzare se l'azienda ha registrato le informazioni accreditarsi al sistema SARE.
   In alternativa, nella schermata principale dopo aver effettuato l'accesso, l'azienda troverà nella sezione "Accesso al SARE" le istruzioni per certificare il proprio account e accedere a questo. L'amministratore potrà inoltre verificarlo, una volta fatto l'accesso tramite identità digitale, nella sezione "Unità operative" in sua gestione in quanto le utenze accreditate al SARE riporteranno l'informazione relativa al "Mittente SARE".
      
2. Cosa si intende per “unità operative” nella fase transitoria?
   Nella fase transitoria le unità operative corrispondono alle utenze presenti all'interno del portale aventi il codice fiscale della propria organizzazione.
      
3. Si potranno eliminare le unità operative (account) che non vengono più usate?
   No, per il momento non è possibile eliminarle in quanto le unità operative corrispondendo agli account presenti per l'azienda all'interno del portale e hanno potenzialmente uno storico di dati e informazioni (Comunicazioni Obbligatorie, offerte di lavoro, ecc.) che possono risultare utili mantenere alle aziende.
      
4. Con il nuovo sistema di accesso e profilatura si potrà continuare a vedere anche lo storico delle operazioni eseguite utilizzando username e password?
   Lo storico delle operazioni svolte dai singoli account, grazie al completamento della fase transitoria, verrà preservato.
      
5. In questa fase transitoria tutti gli accessi consentono di visualizzare tutte le Comunicazioni Obbligatorie pregresse?
   Se il collaboratore è abilitato dall'amministratore aziendale per accedere allo specifico account azienda, in questa fase il collaboratore vedrà tutte le informazioni connesse all'account azienda (come se avesse fatto l'accesso tramite username e password).
      
6. Se una stessa organizzazione ha più account all'attivo con cui gestisce le Comunicazioni Obbligatorie (CO) sarà possibile unire tutte le CO dei vari account dell'organizzazione?
   In questa fase transitoria non saranno modificate le regole di visibilità dei dati e le informazioni all'interno del portale (quindi anche le Comunicazioni Obbligatorie). Le informazioni e i dati storici saranno quindi connessi, come attualmente, agli account.
      
7. E' possibile per la stessa azienda avere due sistemi separati con due amministratori diversi, che non vedano le attività dell'altro?
   Se l'azienda ha più account all'interno del portale riferiti allo stesso codice fiscale è possibile nominare solo un amministratore aziendale. L'amministratore aziendale nominato potrà accedere con la sua identità digitale (SPID/CIE/CPS) e operare sull'account da cui è stata effettuata la richiesta di nomina e potrà nominare poi un collaboratore ad accedere all'altro account con la propria identità digitale. In questo scenario due persone entrano su due account diversi con la propria identità digitale, ma operano per la stessa azienda.
      
8. Come posso registrare una nuova azienda al portale Trentino Lavoro?
   Nella fase transitoria, per registrare una nuova azienda, resterà attivo il modulo di registrazione a cui si accede dalla pagina di login delle aziende sul portale Trentino Lavoro. Si ricorda che, dopo aver ottenuto l’abilitazione per l’accesso al SARE da Agenzia del Lavoro, resta comunque necessario procedere a indicare i dati dell’Amministratore nel profilo dell’account dell’azienda.